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关于印发《全市教育系统创建数字档案室五年规划》的通知 发布日期:2016-03-28 来源: 台州市教育局 字体:[ ]

各县(市、区)教育局(分局),局各直属单位:

  现将《全市教育系统创建数字档案室五年规划》印发给你们,请结合本地本单位实际,认真贯彻落实。

  

  台州市教育局办公室

  2015年10月23 日
  

全市教育系统创建数字档案室五年规划

  

  为全面推进全市教育系统档案大旺游戏平台网址化建设,提高档案管理现代化水平,更好地为教育事业服务,按照市委办、市府办《关于加强和改进新形势下档案工作实施意见》(台市委办发〔2015〕20号)、《浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评标准的通知》(浙档发〔2015〕18号)、《台州市档案局关于开展全市数字档案室建设的通知》(台档〔2015〕25号)要求,到2020年全市县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室,经研究,市教育局决定2016-2020年在全市教育系统开展数字档案室创建活动。为确保此项活动取得实效,特制定本规划。

  一、指导思想

  以党的十八大精神为指导,全面推进全市教育系统档案大旺游戏平台网址化建设,引导和规范数字档案室建设,确保各单位电子文件和数字档案的安全规范和有效管理。

  二、工作目标

  2019年12月底前全市教育系统12家单位100%通过省级数字档案室建设测评。

  三、具体内容

  数字档案室建设是各单位运用计算机、网络大旺游戏平台网址等技术,实现档案管理数字化、大旺游戏平台网址化和网络化的工作体系。它以档案目录数据库和全文数据库为基础,以硬盘、光盘等数字化设备为载体,以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点,来实现各类档案大旺游戏平台网址资源整合、规范管理和有效利用。

  (一)基础设施建设

  基础设施建设包括硬件建设、软件建设和网络系统建设。硬件建设主要有档案专用服务器、计算机、扫描仪、刻录机、打印机、数码相机、光盘、磁盘等。软件建设主要有操作系统、扫描软件和档案管理应用平台和管理系统。网络系统建设主要有档案数据网络和数据交换。

  (二)档案数字化建设

  通过数字加工等手段,建立符合标准的室藏档案目录、档案全文、多媒体等三个数据库,集中存储、管理和提供利用数字档案数据大旺游戏平台网址。

  1.档案目录数据库。建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库,包括文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等。

  2.档案全文数据库。对室藏永久、长期(30年)保存的纸质档案经数字化加工后,建立全文数据库。

  3.多媒体数据库。数字化的照片、音视频等多媒体档案。

  (三)数据管理和利用

  各单位应加强数字档案室建设的安全管理,指定专人负责档案数据的安全工作。其主要职责是负责入库数据的真实性、完整性和有效性;负责数据修改和删除的管理;负责建立脱机数据备份(一般备份二套,一套提供利用、一套移交综合档案馆)。

  (四)实现网上查阅利用

  各单位实施档案数字化后,数据应全部集中在档案室的计算机上或本单位的服务器上。查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。各单位通过内网(局域网)可将开放的档案通过网络发布,使单位成员在自己的计算机上进入数字档案室界面查阅档案和资料,实现网上查档。

  四、实施步骤

  第一阶段:2015年10月-12月,前期准备阶段。市教育局进行前期调查摸底,召开全市教育系统档案协作组会议,动员、部署开展省级数字档案室创建工作。各申报单位制定数字档案室创建具体方案及工作计划,上报当地档案主管部门,并抄送市教育局办公室。

  第二阶段:2016年1月-2019年10月,全面实施阶段。申报单位根据《浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知》(见附件1)要求,对照《浙江省数字档案室建设测评标准》,逐条疏理,针对组织制度保障、数字档案资源建设、数字档案数据管理、数字档案开发利用、数字档案移交备份五项内容,分步实施,稳步推进。

  第三阶段:2019年10月底前(各地各单位时间自定),达标验收阶段。申报单位对照标准逐一核查整理后的数字档案,撰写自查情况报告,填写《浙江省数字档案室申报表》和《浙江省数字档案室建设测评标准》(见附件),上报当地档案主管部门。申报单位积极配合当地档案主管部门做好达标验收工作。

  五、创建工作要求

  (一)加强组织领导。数字档案室创建工作内容多、涉及面广。各单位要明确数字档案室创建分管领导,建立档案大旺游戏平台网址化领导小组,将数字档案室建设纳入本单位的大旺游戏平台网址化建设总体规划,在人财物方面给予必要的保障。合理调配好人员,明确具体职责和任务分工,结合本单位实际情况,制定数字档案室建设的具体方案和实施计划,确保创建工作顺利、有序开展。

  (二)健全工作制度。各单位要建立健全相关工作制度。一是要建立电子文件与管理办法,明确电子文件归档范围、程序、方法及质量要求等;二是要建立档案数字化技术标准,明确本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求;三是建立数字档案保密制度,明确规定电子档案安全管理的职责要求和措施方法,网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等;同时还应制定档案数据网上查阅利用、档案数据管理维护、电子档案鉴定销毁等与数字化档案管理相关的制度。

  (三)强化监督指导。主动邀请当地档案主管部门对本单位数字档案室创建工作进行业务监督指导。工作中要紧扣创建实施的每一个步骤,有条不紊地推进创建工作,了解创建中发现的问题,及时研究解决办法,确保创建工作顺利实施。

  

  附件:1.浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知

  2.全市教育系统创建数字档案室计划表

附件: 1.附件1和附件2.doc
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